여행사 예약 관리 대시보드

1. 01

   오늘 할 일과 5단계 업무함

   예약 한 건이 ① 고객정보 접수 → ② 업체 예약 요청 → ③ 컨펌(확정) 발행 → ④ 고객 컨펌 전송 → ⑤ 안내 완료를 버튼으로 지나갑니다. 왼쪽 메뉴 숫자는 그 단계에 남은 예약 수이고, 줄을 누르면 목록 위에 상세 패널이 열려 지금 누를 버튼만 보입니다.

   • 홈에는 내일 출발인데 안내 전, 여권 미제출, 알림톡 실패, 고객 변경 요청처럼 놓치면 안 되는 일을 숫자로
   • 여러 날 일정은 일정마다 업체 요청·확정번호를 따로 받고, 모두 확정되면 저절로 다음 단계로
   • 이름·연락처 뒷자리·주문번호로 어느 화면에서나 바로 찾고, 조건 그대로 엑셀로 내보내기
   • 다른 직원이 처리한 내용은 저절로 새로 보이고, 같은 예약을 동시에 고치면 덮어쓰지 않도록 알림
   • 마지막 이용일이 지난 예약은 새벽에 '투어 완료'로 자동 이동

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   직원 홈: 오늘 처리할 일과 5단계 업무함, 접수·출발 그래프 (직원 이름·숫자·판매 채널은 모자이크)

2. 02

   업체 요청문은 복사 한 번으로

   [업체 전달용 복사]를 누르면 상품 유형에 맞는 영문 양식(당일 투어, 1박 2일 크루즈, 호텔, 차량 렌트, 공항 픽업, 공항 샌딩)에 영문 상품명·날짜·영문 이름·인원(소아 나이 포함)·객실별 베드·픽업·드롭·금액이 채워져 복사됩니다. 업체 카톡방에 붙여 넣고 [업체 요청 완료]를 누르면 요청 시각과 처리한 직원이 남습니다.

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   여러 날 예약: 일정마다 [업체 전달용 복사]와 [업체 요청 완료] 버튼 (업체 이름은 모자이크)

3. 03

   고객은 링크 하나로 확인하고 입력

   고객은 앱 설치나 로그인 없이 예약마다 하나뿐인 링크로 모든 것을 합니다. 예약이 진행될수록 같은 링크에 보이는 내용이 늘어납니다.

   • 신청서: 영문 이름, 픽업·드랍 호텔, 인원, 객실별 베드 타입 (차량 렌트는 차종·항공편·출발 시간)
   • 예약 확인서: 확정번호, 일정, 결제 금액을 한 장으로
   • 픽업 안내와 변경 요청: 바꿀 칸만 고쳐 보내면 직원이 확인한 뒤 반영하거나 사유와 함께 반려
   • 차량 렌트는 공용 신청 화면에서 고객이 직접 신청하고, 고치면 직원 화면에 '변경됨'으로 표시
   • 화면은 한국어·영어·베트남어로 바꿔 볼 수 있음

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   고객 휴대폰의 예약 확인서: 일정, 인원, 객실·베드, 픽업 호텔을 한 장으로 (컨펌번호·상품명·이름·금액은 모자이크)

4. 04

   여권 사진은 휴대폰 안에서 읽어요

   크루즈처럼 여권이 필요한 상품만 여권 칸이 열립니다. 탑승자별로 여권 사진을 올리면 맨 아래 두 줄을 읽어 영문 이름·성별·국적·생년월일·만료일·여권번호를 채우고, 검증 숫자가 맞는 값만 넣습니다. 저장은 사람이 사진과 비교한 뒤에 합니다. 사진은 고객과 직원의 기기 안에서 읽어 외부 서비스로 보내지 않습니다. 직원은 제출 현황을 보고 선사 전달용 명단을 한 번에 복사합니다.

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   고객 휴대폰의 여권 제출 칸: 탑승자마다 사진을 올리면 이름·생년월일·여권번호 칸이 채워집니다 (입력 전 빈 화면)

5. 05

   단계마다 알림톡을 버튼 하나로

   카카오 심사를 통과한 템플릿 8종으로 단계에 맞는 안내를 보냅니다. 고객 이름·상품·날짜·확정번호는 예약 정보로 채워지고, 여권이 필요한 상품이면 확정 안내도 여권 안내가 들어간 문구로 저절로 바뀝니다.

   • 버튼에 마우스를 올리면 나갈 문구를 미리 보기
   • 출발 전날 오후에는 투어 출발 안내가 자동으로, 차량이 배정되면 기사·차량 정보를 넣어 픽업 차량 안내
   • 투어 3일 전까지 여권을 다 내지 않은 고객에게는 제출 요청을 자동으로 한 번 더
   • 보낸 기록과 실패 사유가 예약마다 남고, 실패한 건은 다시 보내거나 직접 전달로 표시
6. 06

   출발 전에 받는 투어 안내서

   예약한 일정을 날짜 순서로 모아 고객용 투어 안내서를 만듭니다. 픽업·도착 안내와 지도 QR이 들어가고, PDF로 저장할 수 있습니다. 출발 전날 알림톡의 [투어 안내 보기] 버튼으로 열립니다.

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   예시 예약으로 만든 투어 안내서: 일정 목록과 픽업 안내, 지도 QR (고객 이름·업체 이름·컨펌번호·기사 정보·QR은 모자이크)

7. 07

   회계·정산까지 같은 곳에서

   예약이 ⑤ 안내 완료가 되면 정산에 저절로 올라옵니다. 현지 업체에 보낸 돈(베트남 동)은 선금·잔금으로 나눠 기록하고, 지급마다 적용한 환율과 원화 금액을 저장해 나중에 환율을 바꿔도 지난 정산은 그대로입니다.

   • 고객 결제에서 환불·업체 지급·판매 채널 수수료·송금 수수료·추가비용을 빼 정산이익을 단계별로 보여 줌
   • 인보이스·송금 확인증 같은 증빙을 지급마다 첨부하고, 판매 채널 입금 확인
   • 월 마감과 수정 이력(누가·언제·무엇을), 월별·채널별·상품군별·업체별 수익 분석, 엑셀 내려받기
   • 회계 메뉴는 관리자와 권한을 켠 직원에게만

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   정산 홈: 고객 결제, 업체 지급, 수수료, 정산이익과 최근 12개월 표 (금액·환율·건수·이름은 모자이크)

8. 08

   여권 정보는 필요한 만큼만, 필요한 동안만

   여권번호는 암호화해 저장하고 화면에는 끝 4자리만 보입니다. 여권 사진은 공개 주소가 없는 저장소에 두고 직원도 잠깐만 열리는 임시 주소로만 열며, 투어가 끝나고 정한 기간(기본 30일)이 지나면 매일 새벽 자동으로 지웁니다. 직원 계정은 관리자가 만들고, 단계 이동·수정·발송은 누가 언제 했는지(바뀐 값의 전후까지) 처리기록에 남습니다. 링크가 엉뚱한 사람에게 갔다면 고객 링크를 새로 만들어 예전 주소를 막습니다.

• 놓칠 일이 숫자로 보여요

  업무함 숫자와 홈 칸만 보면 오늘 처리할 예약을 바로 알아, 시트에서 눈으로 찾지 않아도 됩니다.

• 예약 한 건의 기록이 한곳에

  업체 요청·확정번호·알림톡·여권·변경 요청·정산이 예약 한 건에 묶여, 누가 언제 무엇을 했는지 바로 확인합니다.

• 같은 안내를 매번 새로 쓰지 않아요

  업체에는 영문 양식 복사로, 고객에게는 승인된 알림톡 버튼으로 안내해 문구를 다시 쓸 일이 없습니다.

• 여권 입력이 '확인'으로

  읽은 칸은 사진과 비교해 확인만 하고, 못 읽은 칸만 직접 입력합니다.

• 돈 흐름도 예약과 이어서

  업체 지급·환율·수수료·정산이익이 예약마다 정산 카드로 이어져, 월 마감까지 같은 대시보드에서 합니다.

• 업체 요청을 받아 계속 개선 중

  요청을 반영할 때마다 바뀐 점과 전후 화면을 대시보드 '업데이트' 메뉴에 올리고, 사용 설명서는 한국어·베트남어로 제공합니다.

실제로 발송되는 문구 그대로입니다. 이름·연락처·번호 같은 정보만 가상 값으로 바꿨어요.

• 아

  아이러브베트남

  알림톡 도착아이러브베트남

  [아이러브베트남 예약 내용 확인 안내] ▶ 필수 확인 예약 내용을 확인하신 후 아래 [확인 완료] 버튼을 꼭 눌러 주세요. 안녕하세요, 홍길동님. 아이러브베트남입니다. 고객님의 예약 요청이 접수되었습니다. ■ 상품: 하롱베이 1박2일 크루즈 ■ 투어 날짜: 2026-11-20 ✅ 고객님께서 해주실 일 ① 위 상품과 투어 날짜를 확인해 주세요. ② 내용이 맞으면 아래 [확인 완료] 버튼을 눌러 주세요. 버튼을 눌러 확인을 마치시면, 예약 진행에 필요한 신청서를 안내해 드립니다. ※ 예약 내용이 다른 경우 버튼을 누르기 전에 아이러브베트남 카카오톡 채널로 문의해 주세요. ※ 예약 확정 여부는 확인 절차 후 별도로 안내드립니다. ▼ 내용이 맞다면 지금 [확인 완료]를 눌러 주세요. 감사합니다. 아이러브베트남 드림

  확인 완료

  오후 2:30

  ① 예약 접수 직후: 예약 내용 확인 안내 (이름·상품·날짜는 예시)

• 아

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  알림톡 도착아이러브베트남

  [아이러브베트남 예약 확정 안내] ✅ 고객님의 예약이 확정되었습니다. 안녕하세요, 홍길동님. 아이러브베트남입니다. ■ 상품: 하롱베이 1박2일 크루즈 ■ 투어 날짜: 2026-11-20 ■ 예약 확정번호: ABC12345 아래 [예약 확인서 보기] 버튼을 눌러 예약 내용과 이용 안내를 확인해 주세요. ▶ 필수: 여권정보 및 여권 사본 제출 예약 확정 후 승선 등록을 위해 탑승자 전원의 여권정보와 여권 사본이 필요합니다. 대표자 한 명뿐 아니라 함께 탑승하시는 모든 분의 정보를 제출해 주세요. ■ 제출 기한: 늦어도 출발 3일 전까지 ✅ 고객님께서 해주실 일 ① 아래 [예약 확인서 보기] 버튼을 눌러 주세요. ② 예약 확인서 화면에서 탑승자 전원의 여권정보를 입력하고 여권 사본을 첨부해 주세요. ③ 입력·첨부 후 제출까지 완료해 주세요. ★ 예약 확인서 열람과 여권정보 제출은 별도입니다. 여권정보와 사본 제출까지 꼭 완료해 주세요. ※ 여권정보가 제출되지 않으면 승선 등록이 어려워 당일 탑승이 제한될 수 있습니다. ※ 출발까지 3일 이내로 남았다면 즉시 제출하시고, 아이러브베트남 카카오톡 채널로 연락해 주세요. ▼ 아래 [예약 확인서 보기]에서 예약 확인과 여권 제출을 완료해 주세요. 감사합니다. 아이러브베트남 드림

  예약 확인서 보기

  오후 2:30

  ② 확정번호 등록 뒤: 예약 확정 안내 (여권이 필요한 상품)

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  [아이러브베트남 투어 출발 안내] 안녕하세요, 홍길동님. 내일(2026-11-20)은 예약하신 하롱베이 1박2일 크루즈 출발일입니다. ✅ 출발 전에 꼭 확인해 주세요 픽업 시간·장소, 준비물, 주의사항 등 상세 안내는 아래 [투어 안내 보기]에서 확인하실 수 있습니다. ① [투어 안내 보기]를 눌러 내용을 확인해 주세요. ② 확인하신 뒤 [확인했습니다] 버튼을 눌러 주세요. (안내를 확인하지 않고 출발하시는 분이 많아 꼭 부탁드립니다.) ※ 배정된 픽업 차량과 기사 정보는 오늘 저녁에 한 번 더 안내드립니다. ※ 픽업 및 일정 관련 문의는 안내를 확인하신 뒤 아이러브베트남 카카오톡 채널로 남겨 주세요. 안전하고 즐거운 여행 되시길 바랍니다. 감사합니다. 아이러브베트남 드림

  투어 안내 보기확인했습니다

  오후 2:30

  ③ 출발 전날 오후 자동: 투어 출발 안내 (투어 안내서로 연결)

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  [아이러브베트남 픽업 차량 안내] 안녕하세요, 홍길동님. 내일 하롱베이 1박2일 크루즈 픽업 차량이 배정되었습니다. ■ 기사: Mr. Nam ■ 연락처: 090-000-0000 ■ 차량번호: 29A-000.00 ■ 픽업 장소: 하노이 ○○ 호텔 로비 ■ 픽업 예상 시간: 07:50 ■ 픽업 예정 시간: 07:50~07:55 픽업을 기다리시는 동안 호텔 직원에게 위 연락처를 보여 주시면, 기사(또는 가이드)와 직접 통화해 실시간 도착 상황을 확인하실 수 있습니다. ※ 원활한 픽업을 위해 시간을 꼭 지켜 주세요. ※ 차량 정보가 바뀌면 다시 안내드립니다. 편안하고 즐거운 투어 되시길 바랍니다. 감사합니다. 아이러브베트남 드림

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  오후 2:30

  ④ 차량 배정 뒤: 픽업 차량 안내 (기사·차량·장소는 가상)